Virtuális iroda: költséghatékony és profi megoldás

Egy-egy cég megítélésében fontos szerep jut annak, hogy irodája mennyire exkluzív irodaházban található meg.

Az elegáns, szolgáltatásaiban is kifogástalan környezet egyértelműen arra enged következtetni, hogy az ügyfeleknek megbízható, működésében sikeres céggel van dolguk. De mi a helyzet abban az esetben, ha ezért nem szeretne vagyonokat kifizetni, és munkaköréből adódóan sem töltene túl sok időt az irodában, vagy egyszerűen csak egy székhelyszolgáltatót szeretne a cégének? A regus.hu szakemberei is úgy vélik, hogy az utóbbi időben egyre nagyobb kereslet mutatkozik az iroda bérlés egy speciális formája, a virtuális iroda, és az általa nyújtott számos, kényelmes szolgáltatás iránt. Külföldi viszonylatban már teljesen elterjedt az efféle munkavégzés, nálunk egyelőre általában azok választják, akik vidéken élnek, vagy huzamosabb időt töltenek külföldön, de a hazai cég ügyvitelére igenis nagy hangsúlyt kívánnak fordítani. Esetükben sokszor az iroda helyszínének megítélése miatt is fontos, hogy hol található a cég székhelye.

A kötetlen munkaidőben dolgozó ügynökök, fejvadászok, informatikusok, grafikusok, vagy ügyvédek előszeretettel választják a virtuális iroda előnyeit, melyek között első helyen természetesen a költséghatékonyság áll. Ennek érdekében azonban nem kell lemondani azokról a kényelmes szolgáltatásokról, melyeket az alkalmazott titkárnő ügyintézése nyújt. A beérkező hívások kezelése, a kívánt számra történő átirányítása, a postaküldemények továbbítása mind olyan fontos teendők, melyeket egy jól megválasztott virtuális iroda bérlés alkalmával kifogástalanul elintéz az asszisztencia.

Természetesen az ilyen irodaházakban rendelkezésre állnak tárgyalószobák is, melyeket szükség esetén az ügyfelekkel való találkozásra kibérelhetnek a cégek, így a személyes találkozó alkalmával is biztosított az elegáns környezet, és ezzel együtt a pozitív kép kialakítása a már meglévő, vagy még csak potenciális ügyfelekben.

Nyilvánvaló, hogy egy-egy hagyományos irodaházban történő bérlés alkalmával időbe telhet, míg az előző bérlő kiköltözik, és a berendezés, a technikai felszereltség mind-mind pénzbe kerülnek. Ezzel szemben a virtuális iroda esetében nem kell ilyen kiadásokkal számolni, hiszen az iroda, mint konkrét helyszín nem játszik szerepet a munkavégzésben. Minden vele kapcsolatos bejelentéshez természetesen használható a szolgáltató irodaház címe, de az egyéb teendők elvégzésekor akár az ügyvezető saját otthonában is dolgozhat, az ügyfelek megkereséseinek, a postaküldemények továbbításának feladata pedig az alkalmazott – sokszor 15-20 cégnek is dolgozó – titkárnőnek a feladata.

Hazánkban egyelőre kevés cég foglalkozik a virtuális iroda bérlés szolgáltatásával, ők viszont a lehető legmagasabb színvonalon teszik ezt. Az a cég, vállalkozó, amely olyan irodát keres, ahol a hangsúly sokkal inkább a munkavégzés megkönnyítésén, az eredmények realizálásán van, mintsem a konkrét helyiség bérbeadásán, a regus szakemberei szerint is kifejezetten jól jár a virtuális irodabérlés kínálta lehetőségekkel.

Vannak olyan vállalkozók, akik bár egy jó ötlettel jelennek meg a piacon, de korántsem biztosak abban, hogy hosszú távon működőképes is lesz a cég. Ilyen esetekben, ha a munkakör is megengedi, nem biztos, hogy érdemes beszerezni az irodai munkához szükséges felszereléseket, és akár komoly összegeket kiadni egy neves irodaházban található helyiség bérlésére. Ha megoldható az otthoni munkavégzés – amire valljuk be, az internet egyre több lehetőséget kínál - , akkor célszerű kipróbálni a virtuális iroda kínálta előnyöket. Az adminisztrációs és recepciós szolgáltatás mellett a tárgyalóterem bérlésének lehetősége, a levelezési ügyintézés, sőt a saját cégtábla kihelyezése is egyértelműen amellett szólnak, hogy a költséghatékony megoldás megérdemli a bizalmat.