5 konferenciaszervezési hiba, ami könnyen rányomja a bélyegét az eseményedre

Egy igazán tartalmas, zökkenőmentes konferencia megszervezése korántsem egyszerű feladat, így laikusként nehéz is nekifogni. Az esemény megtervezése és kivitelezése szakértelmet igényelhet, hiszen több olyan összetett konferenciaszervezési feladat is felmerül, amire első körben nem is gondolnánk. Nézzük meg közelebbről, hogy milyen hibákat követhetünk el, ha mi magunk állunk neki az esemény megszervezésének! 

Milyen egy jó konferencia?

Az izgalmas előadások, a megfelelő környezet, a résztvevők kényelme mind fontos szempont, hogy az esemény jó visszhangot kapjon. Emellett a gördülékenység, a vendégek informálása, a jó ütemben lévő szünetek és a lehetőségek megteremtése az eszmecserére, kapcsolatépítésre, kontaktcserére sem elhanyagolhatók. Máris látszik, hogy mennyi lényeges szempontot kell figyelembe venni szervezőként, hogy ezek mind egyszerre teljesülhessenek!

Milyen hibákat követhetünk el?

Az alábbiakban sorra veszünk néhány klasszikusnak számító hibát, hogy a mi rendezvényünkön ezek ne fordulhassanak elő!

Rossz időpontot választunk

A konferenciaszervezési feladatok közül az első az időpont kitűzése, aminél rengeteg tényezőt szem előtt kell tartani. Nem jó ugyanis, ha az üzleti év legintenzívebb hónapjaira tesszük, például black friday vagy karácsonyi kampányidőszak elé, hiszen ilyenkor biztosan kevesebb résztvevőre számíthatunk. Ugyanez igaz a nyári hónapokra is, amikor mindenki szabadságon van és nem tudunk annyi potenciális résztvevőt bevonzani.

Rossz helyszínt választunk

A kényelem, a funkcionalitás alapvető követelmények a megfelelő rendezvényhelyszínhez, ha pedig konferenciáról van szó, akkor a technikai felszereltség is lényeges. Alapvető a minőségi és stabil internetkapcsolat, a jó hangosítás, illetve a szép képet adó kivetítőgép megléte. De nemcsak az épület felszereltségének kell megfelelnie bizonyos kritériumoknak, hanem az elhelyezkedés, a könnyű megközelíthetőség, a parkolási lehetőségek biztosítása is befolyásolhatja a döntést.

Nem reklámozzuk

Kiválóan elláthatjuk a konferenciaszervezési feladatokat, ha az eseményről nem tud senki, akkor bizony nem lesz látogatónk sem. Így az egyik alapvető dolgunk, hogy időben nekilássunk az alkalom reklámozásának a megfelelő helyeken, felületeken, ahol a célcsoport biztosan találkozik majd vele.

Nem relevánsak az előadók

A közönséget legjobban a szakma kiemelkedő alakjaival lehet behozni egy-egy konferenciára, akik naprakészek és izgalmas tartalommal szolgálják majd ki a résztvevőket. A húzónevek ráadásul olyan marketingértékkel bírhatnak, ami már önmagában is képes magas jegyeladást eredményezni!

Nincs jelen online az esemény

Bizony a koronavírus időszakában elterjedt online konferenciák annyira népszerűek lettek, hogy ma már minden jelenléti esemény alkalmával is elvárás, hogy lehessen az interneten keresztül is csatlakozni.

Nem adunk lehetőséget a visszajelzésre

Fontos, hogy már az esemény ideje alatt kérjünk a résztvevőktől visszajelzést, például értékeléseket egy-egy előadás után. E-mailben pedig a konferencia egészéről is kérhetünk véleményt egy egyszerű kérdőív segítségével. Ezt küldjük ki az eseményt követő napokban, hogy még friss legyen az élménye a konferenciára látógatóknak.

Hogyan kerüljük el ezeket?

Ha laikusként fogunk neki egy egész konferencia lebonyolításának, akkor rengeteg nem várt nehézség és buktató állhatja utunkat, ezért érdemes a konferenciaszervezési feladatokat hozzáértőkre bízni: béreljünk egy profi rendezvényszervező csapatot! Tapasztalt rendezvénylebonyolítóként is meggyűlhet a bajunk a sok előttünk álló feladattal, ilyenkor az egyes tevékenységekre külön megbízhatunk cégeket, például a marketinget egyszerűen kiszervezhetjük ily módon.

Egy sikeres konferencia megszervezése csak első pillantásra tűnhet könnyű feladatnak, hiszen rengeteg kritériumot figyelembe kell vennünk, hogy a rendezvény valóban sikeres legyen. Mivel több ponton is hibázhatunk, érdemes szakemberi segítséget kérni, aki támogat minket a helyszínválasztásban, a programtervezésben és az egyéb feladatok lebonyolításában, a legegyszerűbb viszont mégis az, ha profi rendezvényszervező csapatra bízzuk ezt.