A befejezetlen feladatok terhe

Az elménk imádja, amikor egy terv összeáll: teendőink eltervezésének puszta ténye felszabadít minket a befejezetlen feladatok terhétől. Mindenki ismeri azt a bénító érzést, amikor a felhalmozódott napi teendőink elárasztják gondolatainkat, nem is beszélve e-mail fiókunk szortírozatlan leveleinek halmáról. E tekintetben David Allen Intézz el mindent (Getting Things Done) című könyve forradalmi újítást kínál az információs kor csüggedt emberének. A nemzetközi bestsellerré vált könyv a személyes hatékonysági rendszer (GTD) bevezetésével megmutatja, hogy hogyan szervezzük meg elintéznivalóinkat.

Allen könyve a szerző azon tapasztalatain alapszik, melyeket rendkívül elfoglalt emberek napi teendőinek megszervezése során szerzett. Több mint tíz évvel a könyv megjelenését követően a tudományos kutatások utolérték a produktivitás guruját és bemutatják, hogy miért is olyan népszerű és hatékony ez a rendszer.

A GTD rendszerének legfontosabb pontja, hogy írjunk le minden olyan dolgot, amire emlékeznünk kell. Ez a látszólag egyszerű szempont sokkal komolyabb elgondolásra épül, mint egy szimpla irattartó szekrény vagy a teendők listája. Allen kifejezésével élve a "hatékony iktatás" három részből áll: egy archívumból, ahova azok a dolgok kerülnek, melyekre még egy nap szükség lehet (ám egészen addig meg is feledkezhetünk róluk), az aktuális feladatok listája, ahol minden elvégzendő feladat cselekvésként kerül felsorolásra, végül pedig a "határidős dosszié", amely havi illetve éves szintű emlékeztetőket tartalmaz.

Az aktuális teendők listája egy speciális mappa, mert minden feladat aszerint van meghatározva, hogy mit kell tennünk annak érdekében, hogy haladjunk velük. Ez az egyszerű elgondolás rendkívül hatékonyan segít legyőzni az a tunyaságot, mely a felsorolt teendők elvégzésétől visszatart minket. Példának okáért válasszunk egy makacs tételt a listánkról, s fogalmazzuk át újra és újra, amíg cselekvéssé nem válik. Például ahelyett, hogy "Új kerítést a kertbe", írjuk inkább azt, hogy "Felhívni Pétert és megkérdezni, hogy ki javította meg a kerítését".

A feladatok ilyen egyedi lebontása egyszerű cselekvésekké azt eredményezi, hogy fizikailag elvégezhetőek legyenek, másrészt, hogy megfeledkezhetünk róluk, mert már beiktattuk a rendszerbe. Allen célja az, hogy egy olyan rendszert építsünk ki magunknak, amely helyettünk emlékszik és ellenőrzi teendőinket s így elménk felszabadul.

És hogy mi a mögöttes pszichológia? A Florida Állami Egyetem munkatársai, Roy Baumeister és E.J. Masicampo az úgynevezett Zeigarnik-effektust vizsgálták: ez azt a pszichológiai tendenciát jelenti, hogy amíg az elvégzett teendőinket azonnal elfelejtjük, addig a befejezetlen dolgaink gondolatainkban ragadnak. A kutatók arra jöttek rá e hatás kapcsán, hogy a meg nem valósult céljaink meggátolnak abban, hogy a következő feladatot teljesítsünk. A kísérletben résztvevő alanyok rosszabbul teljesítettek egy problémamegoldó feladat során, amikor a kutatók nem engedték nekik, hogy befejezzenek egy egyszerű bemelegítő feladatsort. Ez azért történhetett, mert a bemelegítő feladat az aktív memóriában ragadt. Baumeister és Masicampo ezt követően engedélyezte az alanyoknak, hogy tervet készítsenek arról, hogy hogyan fejeznék be a félbe maradt feladatot. Az eredmény azt mutatta, hogy pusztán a feladat elgondolása segített megszabadulni a befejezetlen feladat zavaró hatásától.

Allen GTD rendszere, csakúgy, mint a fent ismertetett kutatás arra mutat rá, hogy a figyelmünk befogadóképessége limitált. Ahelyett, hogy idegőrlő módon tologatjuk magunk előtt az elvégzendő feladatok, már az is megkönnyebbülést hozhat, ha csupán elgondoljuk, hogyan vinnénk véghez azokat.

Forrás: www.bbc.com