Így lehet egyszerű a HR-digitalizáció

A HR mindig is a sikeres vállalatok motorja volt, és ez a digitalizáció terjedése óta hatványozottan igaz. A HR-osztályok nemcsak olyan feladatokat látnak el, mint a toborzás vagy az onboarding, de ők felelnek azért is, hogy mindenki jól érezze magát a munkahelyen. A technológia gyors fejlődése az utóbbi években a HR terültén is új korszakot indított el: a jelöltek kiválasztásában már adatelemzés segít, a munkatársakkal való kommunikációt számos mesterséges intelligencia program támogatja, a távmunka pedig normálissá vált. Ezek a változások radikálisan átformálták a HR-t a különböző méretű és iparágban tevékenykedő szervezeteknél.

A következőkben megnézzük, hogy a HR-szakemberek milyen módokon aknázhatják ki a technológiai újításokat a mindennapi munkafolyamatok egyszerűsítésére és pontosítására.

A legfontosabb HR-területek, ahol a digitális átállás már bizonyított

A tehetségek felkutatásától kezdve az adminisztráción át, egészen odáig, hogy monitorozzuk a munkavállalók teljesítményét, rengeteg HR-feladat során alkalmazhatunk digitális megoldásokat.

Példák a toborzástól a továbbképzésekig

• A toborzás automatizálása: A mesterséges intelligenciával (MI) működő toborzási eszközök segítségével automatizálhatjuk a jelöltek felkutatását, szűrését és kiválasztását. Ezek a MI-megoldások részletesen elemzik az önéletrajzokat, értékelik a jelöltek kompatibilitását az adott munkakörrel, és az interjúk során is a segítségünkre lehetnek.
• Munkavállalói önkiszolgáló portálok: Ha egy cégnél egy nap alatt 100 fő igényel tetszés szerint sportbérletet, céges telefont, vagy vesz ki szabadságot, az 10 perc/fő munkavégzéssel számolva már önmagában több mint 16 munkaórát vesz igénybe. Egy önkiszolgáló portállal ez az idő a töredékére csökken. A fő célja ezeknek a rendszereknek, hogy a munkavállaló önállóan tudja kezelni a személyes adatait, hozzáférjen a HR-szabályzatokhoz, és rohangálás nélkül el tudjon végezni olyan adminisztratív feladatokat, mint a szabadságkérelmek vagy a juttatások igénylése.
• A teljesítménymenedzsment platformjai: Ezeken a platformokon keresztül gyors, valós idejű visszajelzést lehet adni, ami sokkal átláthatóbb minden fél számára, mint a személyes meetingek. Legtöbbször olyan funkcióval is rendelkeznek, amivel a munkavállalók számára egyéni célok tűzhetőek ki, a haladás pedig monitorozható. Éppen ezért adatgyűjtési szempontból is hasznos egy ilyen rendszert használni, hiszen a később az elszámoltatások és a vezetői döntéshozatal során pontos adatokra támaszkodhatunk majd.
• Tanulásmenedzsment-rendszerek (LMS): Az LMS-platformok különböző online tanfolyamok elvégzésére szolgálnak. Ezek a platformok az egyéni igényekhez és preferenciákhoz igazodva lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy hatékonyan képezzék a munkavállalókat, legyen szó balesetvédelmi oktatásról, betanítási folyamatról, vagy továbbképzésről.

Ez csak néhány példa a számtalan digitális megoldás közül, amelyek a HR-részleg rendelkezésére állnak. Jól megválasztott digitális platformok és eszközök segítségével a cégek monitorozható és fenntartható növekedést érhetnek el.

A munkavállalói élmény és az elkötelezettség

Minden eddiginél nagyobb kihívást jelent vonzó brandet építeni a legnagyobb tehetségek számára. A munkavállalók elvárásai folyamatosan változnak, ezért különösen fontos, hogy összegyűjtsük és elemezzük az alkalmazottak tapasztalatait és meglátásait. Ez jelentheti a munkavállaló és a szervezet közötti interakciók bármelyik elemét, a toborzás legelső fázisától kezdve az onboardingon át egészen az esetleges kilépésig. Az, hogy a munkavállalók számára milyen élmény a vállalatnál dolgozni, kihat a produktivitásra, az elkötelezettségre és a lojalitásra egyaránt. Éppen ezért bármilyen digitális újítást fontolgatunk, az egyik legfontosabb szempont, hogy az átállás ne menjen a munkavállalói élmény kárára.

Digitális eszközök a munkavállalói élmény javítására

• Online kommunikációs eszközök: A COVID-19 óta akarva-akaratlanul is gyorstalpalót vettek a vállalatok az online kommunikáció repertoárjából. Ma már sok esetben a hibrid munkavégzés munkavállalói igény, a nemzetközi csapatok koordinálása pedig korábban sem volt elképzelhető olyan eszközök nélkül, mint a Slack, a Microsoft Teams vagy a Zoom. Bár ezek a platformok nagy földrajzi távolságok és 1000 résztvevős meetingek esetén is zökkenőmentesen működnek, a megbeszélés vezetőjének néha eltérő stratégiához kell nyúlnia, ha be akarja vonni a kollégákat, mint tenné azt személyesen.
• A munkavállalói visszajelzés platformjai: Ismerősen csenghet a SurveyMonkey, a Culture Amp és a Glint online felületek neve. Ezek a platformok egy bizalmas módot nyújtanak arra, hogy kikérjük a munkavállalók véleményét és javaslatait. A kitöltés névtelenül zajlik, így a lehető legreálisabb képet kaphatjuk az alkalmazottak hangulatáról és elégedettségéről. Ezen adatok kiaknázásával a HR-csapat proaktívan foglalkozhat a problémákkal, és pontos intézkedéseket hajthat végre a munkavállalói élmény javítása érdekében.
• Elismerési és jutalmazási rendszerek: Az olyan digitális platformok, mint a Bonusly, a Kudos és az Achievers teljesen átformálhatják azt, ahogyan a szervezet elismeri és jutalmazza az alkalmazottak teljesítményét. Játékos felépítésükkel és motiváló jutalmaikkal ezek a platformok jelentősen javíthatják a munkavállalói élményt és a teljesítményt.

A magas munkahelyi fluktuáció elkerülése érdekében különösen fontos, hogy a munkavállalói élményre és az elkötelezettségre összpontosítsunk. Az innovatív digitális eszközök és platformok bevezetésével a HR növelheti a csapatok motiváltságát. Ez nemcsak az egyéni munkavállalói élményt emeli, hanem kihat a cég versenyképességére is.

Miért olyan bonyolult a digitális átállás a HR-ben?

Az átállás számtalan kihívással jár, és alapos tervezést igényel. Az elavult, örökölt rendszerekről és kézi folyamatokról való áttérés egy fejlett digitális technológiára már csak a munkavállalók szempontból nézve is nehézkes lehet. Emellett az adatvédelemmel és biztonsággal kapcsolatos aggályok sem légből kapottak - sokszor csak szigorú biztonsági protokollok kidolgozásával oldhatjuk meg ki ezeket a problémákat.

Hogyan kerüljük el a buktatókat?

• Hatékony változásmenedzsment: A sikeres digitális átalakulás nulladik lépése, hogy a cég már rendelkezzen egy jól bejáratott változásmenedzsment-stratégiával. Ez jelenti a vezetés támogató hozzáállását, nyitottságot az IT típusú kezdeményezésekre, illetve a HR igényét az innovációkra. De ide tartozik az alkalmazottak aktív bevonása is, elsősorban a visszajelzéseik és ötleteik kikérésén keresztül. A munkavállalók részvétele nemcsak szimpla adatgyűjtés: így tehetünk a legtöbbet azért, hogy az új technológiát a sajátjuknak érezzék.
• Vezetői támogatás: Amennyiben a vezetők nem tartják fontosnak a digitális átállást, a megvalósítás nagy eséllyel kudarcba fullad. A vezetés egyfajta katalizátorként szolgál, jelzi a munkavállalóknak, hogy az erőfeszítéseik nem hiábavalóak, és motiválja a HR-csapatot és a szervezet egészét az új technológiák befogadására.
• Innovációs kultúra: A HR-osztály végső soron csak úgy tud lépést tartani az új trendekkel, ha a cégnek nem csak papíron szerepel az alapértékei között az innováció. Vagyis a kísérletezés, a kudarc, az újrapróbálkozás és a folyamatos fejlesztés természetes, és nem várják el a HR-estől, hogy első blikkre minden folyamatot átlásson – lehetőleg már holnap.
• Munkavállalói visszajelzés: Az alkalmazottak aktív bevonása a digitális átalakításba szintén kulcsfontosságú. Mit gondolnak a teljesítmény monitorozásáról? Van problémájuk a jelenlegi online kommunikációs megoldásokkal? A visszajelzések kikérése és az ötletek beépítése nemcsak az átalakulási folyamatot gazdagítja, hanem arra is biztosíték, hogy tényleg valós igényekre válaszoljon az újítás.
• Folyamatos tanulás: A digitális eszközök teljesen fölöslegesen foglalják a helyet a gépen és a kiadások listáján, ha a HR nem kap megfelelő képzést a teljeskörű használathoz. A kollégáknak naprakészen kell kezelniük az összes digitális platformot, ehhez pedig folyamatos fejlesztés szükséges.

Nem kell, hogy a digitális átállás kálvária legyen a HR számára, ehhez azonban némi előkészület szükséges. Egy jó stratégiával nemcsak az elbaltázott innovációs kísérletek kockázatát csökkentjük, de el tudjuk érni azt is, hogy a HR képviseletében az egész szervezet jelen legyen az átállást érintő döntésekkor.

Összefoglalva

A HR számára ma már megkerülhetetlen, hogy bevonja a különféle digitális eszközöket a napi munkavégzésbe. Lépést tartani a technológiai újdonságokkal azonban nem könnyű, ezért fontos, hogy a szakemberek folyamatosan fejlesszék magukat naprakész HR képzéseken keresztül. A digitális átalakulással így valóban páratlan értéket teremthetnek a szervezetük számára.